Independente da área em que se trabalha, sempre que se vai começar um projeto novo deve-se fazer um planejamento, não é mesmo?

Para que o projeto alcance e se desenvolva dentro do planejado, é necessário definir quais são os objetivos, quais suas obrigações e até mesmo de que forma você irá alcançar as metas.

Esse planejamento dentro do mundo dos eventos é conhecido como briefing.

Talvez você até já tenha ouvido falar de briefing mas ainda não sabe ao certo como desenvolver e colocá-lo em prática. No nosso post vamos mostrar o que é briefing, como ele pode ajudar na produção e organização de um evento e como criá-lo de forma correta. Continue lendo.

Briefing como surgiu a palavra e o método

Durante a Segunda Guerra Mundial os militares perceberam que havia uma necessidade maior em organizar os ataques e para isso se reuniam para elaborar melhor as orientações e assim, instruir melhor os oficiais.

De início, foi a aviação que que passou a realizar uma reunião de briefing cerca de quarenta minutos antes de levantar voo, para assim traçar os planos de trabalho.

Briefing é um conjunto de dados, uma coleta de informações para realizar determinada atividade e se tratando de evento ajuda a fugir das inconveniências dos imprevistos.

Uma curiosidade: no marketing digital esse termo também é rotineiramente utilizado, sendo designado para a formação da pauta e as informações pertinentes a estratégia de conteúdo de um blog, por exemplo.

As vantagens de usar o briefing

Dissemos acima que o briefing é uma coleta de dados, vamos então explicar como funciona esta coleta de dados voltada para o tema do nosso artigo: a produção de eventos.

Então, o briefing consiste em você elaborar um questionário detalhado para saber quais são os objetivos que se deseja alcançar com o evento e em contrapartida há a necessidade de elencar como estes objetivos serão alcançados.

Um briefing bem elaborado trará como vantagem a segurança de um trabalho bem feito e que atenderá todas as necessidades do evento, assim como trará a tranquilidade de trabalhar com antecedência.

Como criar um briefing

Como você já sabe o briefing consiste em uma coleta consistente de dados, por isso deve ser pautado a partir de um questionário, como já mencionamos. Para elaborar este questionário deve-se ter em mente perguntas básicas e importantes que farão toda a diferença na organização do evento e na satisfação dos participantes.

Não existe um padrão definido para elaboração da pesquisa, uma vez que ela deve ser adaptada de acordo com as necessidades e interesses de cada negócio.

Dicas de como elaborar um briefing eficiente
  • Determinar qual o objetivo do seu evento e qual público deseja alcançar. Você deve definir de que forma seus objetivos serão cumpridos.
  • Logicamente, você necessita pensar sobre quanto pretende investir no seu evento. Portanto, o orçamento é etapa essencial na criação do briefing
  • Após você definir o objetivo, o público alvo e o orçamento é necessário que você defina quanto tempo você terá para a organização do evento, ou seja, definir quanto tempo você terá até a realização do mesmo e em quanto dias cumprirá cada etapa do planejado.
  • Chegou a hora de desenhar o evento! Esse termo tem relação com o estabelecimento de todos os detalhes, como a data, tema, local, horário, tempo de duração, se terão ou não intervalos, quantos convidados terão e até mesmo pensar nos pequenos detalhes, como se o local disponibiliza estacionamento e hospedagem ou não é necessário.
Organização e satisfação

Um levantamento de dados bem elaborado precisa ser curto e objetivo para que você não entre em detalhes desnecessários e precisa ser longo o suficiente para que você consiga todas as informações básicas para a organização do evento.

Lembrando que um briefing bem organizado é que vai evitar que você tenha que repetir afazeres, fazendo com você aproveite seu tempo melhor.

É importante lembrar que muitas vezes ocorrem circunstâncias que vão tirar você do esquema organizado e por isso você precisa sempre ter o chamado plano B caso algo não saia conforme planejado.

No mais é confiar na sua equipe de trabalho, atentar aos seus objetivos traçados, trabalhar com certo prazo de antecedência, garantindo a organização antes do evento e a sua satisfação com ele.

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